Como melhorar a gestão do tempo em projetos digitais

Publicado em 30/04/2019

Como melhorar a gestão do tempo em projetos digitais


Quando se fala em produtividade, gestão do tempo em projetos digitais apresenta uma anomalia: antes de ser uma solução para os problemas de produtividade, esta está mais para ser a causa. 

Mas porquê (você deve se perguntar)? 

Este artigo não era para dizer como melhorar a gestão do tempo e agora dizemos que este é o problema?

Explicamos algumas razões abaixo para você entender que a anomalia não é para você se preocupar neste momento mas, sim, entender o real objetivo da gestão do tempo.

Acompanhe abaixo e entenda como melhorar a gestão do tempo em projetos digitais!

Produtividade X Distrações

É difícil encontrar um profissional que trabalhe com projetos digitais (seja desenvolvedor, designer UI/UX ou gestor de TI) que não utilize um computador para realizar o seu trabalho. Chega até a ser ridículo falar isso, pois hoje o computador é um item indispensável da nossa rotina.

Segundo esta pesquisa de Harvard, uma pessoa, em média, é interrompida a cada 40 segundos quando está trabalhando de frente ao seu computador. Isto quer dizer que boa parte das pessoas não conseguem ficar nem um minuto sem ter a sua atenção quebrada!

Por outro lado, o senso comum de produtividade nos diz para ter uma versão diferente da mesma coisa: pequenos objetivos, não ser multitarefas, fugir de distrações, desligar o celular e planejar o dia antecipadamente.

Então como aliar estes dois cenários, um em que o trabalho é performado com distrações a cada minuto e outro que você precisa totalmente de foco? Será possível? 

Talvez para uma pequena parte das pessoas, mas não para a maioria.

Adam Grant, psicólogo e autor americano  especializado em psicologia organizacional, afirma que produtividade não é sobre gestão do tempo. É sobre gestão da atenção (você pode conferir o artigo completo aqui). Isto porque, segundo Grant, "A produtividade não é uma virtude. É um meio para um fim.". 

Ele afirma que o gerenciamento do tempo, a prática de estabelecer uma meta de tempo para concluir uma tarefa, nos lembra como temos pouco tempo para realizar tarefas. Em vez disso, ele defende a gestão da atenção, concentrando-se em fazer as coisas pelas razões certas, nos lugares certos e nos momentos certos.

Ou seja, muito mais importante do que o quanto você ou sua equipe está entregando em um período de tempo, é O QUE está sendo entregue e QUAL a sua importância para o desenvolvimento a longo prazo.

Qual a vantagem de sempre "estar ocupado", mas nunca entregar o que realmente importa?

Gestão de atenção

Priorize pessoas e projetos que importam - e que não importa o quanto tempo leve.

Quando as pessoas têm a opção de fazer uma tarefa maior, menos urgente, mas mais importante, em vez de uma menos importante, mas mais rápida, as pessoas optam por fazer o trabalho mais curto. Isto é um caminho natural.

O problema é que pequenas tarefas tiram a atenção de algo maior. 

Com a evolução da comunicação corporativa para algo instantâneo, com aplicativos como Slack, Whatsapp, entre outros, espera-se que as respostas saiam assim que as mensagens chegam. E assim como as pequenas tarefas como: "você consegue modificar aquela cor do botão?", "É possível posicionar melhor o conteúdo na página principal do site?". 

Essas pequenas tarefas tiram a atenção, o que pode ser difícil de recuperar. A pesquisa de Grant mostrou que pode levar mais de 20 minutos para voltar a atenção à principal tarefa. 

Isto é péssimo para a "produtividade".

Veja o exemplo: digamos que você defina que irá entregar todos os projetos que estava acostumado a realizar de 45 dias a 30 dias, diminuindo a carga horária para 6 horas ao dia, assim, aumentando sua produtividade em 25%. Depois de um bom tempo treinando foco e bloqueando as distrações, você agora conseguiu o que queria. 

O que você vai fazer com essas duas horas adicionais? Aposto que mais trabalho.

É mais fácil se ocupar com um trabalho que não é impactante, em vez de melhorar a eficiência e trabalhar menos. Este é o real desafio. 

Alinhar o que é realmente importante entre o cliente, por exemplo, quem desenvolve o projeto digital e o propósito a longo prazo é crucial para entregar o necessário com qualidade e "no prazo". Pequenos detalhes podem passar, mas se o objetivo principal for concluído, faz com que todos os outros se tornam menos importantes e, inclusive, mais fáceis de resolver.

Como focar em uma tarefa com propósito

Focar no objetivo principal é entender quando e quais coisas fizeram o seu trabalho ser realizado.

A maioria dos nossos desafios de produtividade é com tarefas que não queremos fazer, mas que precisamos fazer. 

Prestar atenção ao gerenciamento de tempo também significa pensar diferentemente sobre como você planeja seu trabalho. 

Analise o projeto a médio e longo prazo, e defina quais são as tarefas mais importantes para serem realizadas. Destas, se muito grandes,  quebre-as em tarefas menores, para serem realizadas de acordo com o número de tarefas diárias possível por você e sua equipe. Lembre-se: colocar mais tarefas do que você pode realizar no dia ou na semana é o combustível para tirá-lo do foco, pois é difícil todas serem realmente importantes para você, seu negócio ou o seu cliente.

Paul Graham, programador, investidor e ensaísta, disse que é interessante dividir a semana em "dias de trabalhador" e "dias de gerente". Em dias de gerente, você faz ligações e reuniões. Em dias de trabalhador, você bloqueia o tempo para ser produtivo e criativo, sabendo que você estará livre de distrações que normalmente interrompem seu fluxo. Nem todo mundo tem o luxo de planejar a semana deste jeito, mas é um bom começo.

O gerenciamento do tempo diz que devemos eliminar totalmente as distrações - não apenas as interrupções de outras pessoas, mas também os momentos em que nos interrompemos. Se você está sendo sugado pelas redes sociais, precisa parar de chegar "atrasado" nas entregas. O gerenciamento de atenção oferece uma alternativa: seja cuidadoso com o timing dessas distrações. 

Faça-as quando realmente é importante para um propósito, por exemplo, faça login no Facebook quando for compartilhar um conteúdo interessante para o público-alvo ou ligue a TV somente quando souber o que quer assistir. Assim você não perde tempo realizando coisas que não agregam ou não importam para você - como ficar  olhando o feed de redes sociais esperando que um dia elas terminem.

Entenda quanto tempo leva o resultado final 

Mas não se preocupe com as pequenas partes.

Se dentro de sua agência ou como freelancer você não faz ideia de quanto tempo leva, em média, para um projeto entrar e sair, pode ser um problema para aumentar a produtividade - mas se você não sabe quanto tempo leva para instalar um novo servidor para um site, isto não é preocupante. 

Releve o tempo de acordo com aquilo que realmente faça diferença para o seu negócio e o seu cliente.

Como o seu cliente entende o valor entregue pela equipe de tecnologia ou por o seu trabalho? São pelas pequenas partes entregues, microgerenciamento ou pelo entendimento que você está no caminho certo do que ele propôs no início do projeto?

Entender este tipo de propósito ou fazer com que o seu cliente entenda é parte crucial do sucesso. Hoje trabalhamos em uma ferramenta que ajude, não só a entregar um projeto digital com uma ótima qualidade (escalável, seguro e com uma ótima aparência, facilitando a reusabilidade de código e versionamento) assim como qye auxilia a comunicação com o cliente durante o seu desenvolvimento, fazendo o entender como a equipe está chegando no objetivo proposto.

Esta diferença faz com que o cliente atinja mais facilmente o sucesso do projeto e, claro, que a agência ou desenvolvedor, consiga gerenciar vários projetos de sucesso por saber conduzir o cliente para, não somente onde ele quer, mas onde precisa. 

Por isso, embora cobramos por horas de trabalho, o mais importante é o que fazemos das horas que trabalhamos, por isso, a gestão pura e simples do tempo não faz o trabalho ser entregue. Mas o entendimento do propósito do trabalho é que faz.

Conclusão

Hoje falamos como como melhorar a gestão do tempo em projetos digitais focando mais no propósito e alinhamento o caminho - e comunicação do projeto - junto ao cliente, do que somente realizando a gestão de horas trabalhadas. 

Sobre a Netzei

A Netzei é uma empresa especializada em desenvolver ferramentas que auxiliam a gestão, comunicação e desenvolvimento de projetos digitais modernos para  times, empresas e agências.

Quer saber mais? Acesse: https://netzei.com


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